PA for EXEC — la semaine type de l’assistante de direction

Les réflexes

1. 1

   Je lis toujours le brouillon : Copilot propose, je valide.

2. 2

   Je colle la vraie pièce jointe, jamais un résumé de la pièce jointe.

3. 3

   Je précise le destinataire, le ton et la langue dans chaque prompt.

4. 4

   Je vérifie les chiffres, les dates et les noms avant l’envoi.

5. 5

   Je garde les prompts qui marchent dans un seul fichier, classés par moment de la semaine.

La banque de prompts

• Lundi matin — Résume mes messages non lus des dernières 24 h, en commençant par ceux qui demandent une action.
• Lundi matin — Qu’est-ce qui est urgent ce matin ? Classe mes messages par échéance et dis-moi ce que je dois faire avant 11 h.
• Lundi matin — Prépare mon brief de la semaine pour le dirigeant, en m’appuyant sur mes e-mails et mon agenda : meetings, e-mails à traiter, décisions en attente, points de vigilance.
• Mardi — J’ai un déplacement mardi à Lyon. Compare les trains, propose deux hôtels près de la gare Part-Dieu et indique le prix et l’heure de retour de chaque option.
• Mardi — Contrôle ces notes de frais : signale les doublons, les montants au-dessus du plafond et les lignes incomplètes, avec le numéro de ligne.
• Mardi — Traduis ce message en français, puis rédige une réponse en anglais qui propose un rendez-vous la semaine prochaine et demande le dossier Atlas.
• Mardi — Rédige une relance polie au fournisseur : le BAT n’est pas confirmé depuis dix jours, je veux un délai ferme, ton cordial, sans reproche.
• Mercredi — Voici les documents du comité de jeudi. Propose un ordre du jour de 5 points pour 1 h 30 : une durée par point, le document à lire avant, et la décision attendue.
• Mercredi — Transforme ce dossier Word en présentation PowerPoint de 6 diapositives, une idée par diapositive, sobre et lisible, en reprenant les chiffres du document.
• Jeudi — Julie ne peut pas venir à la réunion de jeudi. Rédige un message court qui propose que Sophie présente le planning et qui confirme que la date reste inchangée.
• Jeudi — Voici l’e-mail de plainte d’un client pour des présentoirs en retard. Rédige une réponse qui reconnaît le retard, annonce une reprise et propose un délai, sans inventer de promesse chiffrée.
• Vendredi — Fais-moi une synthèse de la semaine pour le dirigeant : décisions prises, chiffres à retenir, ce qui reste ouvert. Answer in English.
• Vendredi — Liste mes e-mails sans réponse depuis plus de cinq jours, du plus ancien au plus récent, avec l’action à faire pour chacun.
• Vendredi — Prépare ma semaine prochaine : trouve les conflits d’agenda, les réunions sans ordre du jour et les e-mails qui doivent partir avant lundi.