# Module 1 — Copilot dans Outlook · Guide du formateur

**Durée** : 2 h 30 (pause de 10 min incluse) · **Format** : présentiel ou visio, démonstration + pratique sur la boîte de chaque participant · **Groupe** : 6 à 12 personnes

## Objectifs pédagogiques

À la fin du module, le participant sait :
1. **Résumer** un long fil de discussion et en extraire décisions et actions.
2. **Rédiger** un e-mail avec Copilot, puis l'ajuster (ton, longueur, reformulation).
3. **Améliorer** son propre brouillon avec le **Coaching par Copilot**.
4. **Retrouver** une information dans sa messagerie en posant une question à Copilot Chat.
5. **Planifier** une réunion à partir d'un e-mail et **préparer** un rendez-vous.
6. **Vérifier** ce que produit Copilot et savoir ce qu'il voit (et ne voit pas) de ses données.

## Préparation (J-7 à J-1)

- [ ] Confirmer que **chaque participant a la licence Microsoft 365 Copilot** (sinon prévoir un binôme ou une démo seule).
- [ ] Faire basculer les participants sur le **nouvel Outlook** ou **Outlook sur le web** (outlook.office.com).
- [ ] Préparer une **boîte de démonstration** avec :
  - un fil de 10+ messages entre 4 personnes, avec une décision, une question ouverte et deux tâches ;
  - un e-mail client mécontent ;
  - une invitation à une réunion avec une pièce jointe (Word ou PDF) ;
  - quelques e-mails « bruit » (newsletters, notifications).
- [ ] Tester toutes les démonstrations la veille (les menus changent souvent).
- [ ] Imprimer ou partager le [support participant](support-participant.md).

## Déroulé

| Horaire | Séquence | Méthode |
|---|---|---|
| 0:00 – 0:15 | 1. Accueil, attentes, ce qu'est Copilot | échange + exposé |
| 0:15 – 0:35 | 2. Bien demander : la méthode O·C·S·A | exposé + jeu |
| 0:35 – 1:00 | 3. Lire moins : résumer un fil et une pièce jointe | démo + pratique |
| 1:00 – 1:30 | 4. Écrire mieux : Brouillon avec Copilot et Coaching | démo + pratique |
| 1:30 – 1:40 | Pause | |
| 1:40 – 2:00 | 5. Retrouver et trier : Copilot Chat sur sa messagerie | démo + pratique |
| 2:00 – 2:15 | 6. Agenda : planifier et préparer une réunion | démo + pratique |
| 2:15 – 2:30 | 7. Confiance, limites, quiz et engagement | quiz + tour de table |

---

### Séquence 1 — Accueil et repères (15 min)

**Tour de table** : « Combien d'e-mails recevez-vous par jour ? Qu'est-ce qui vous prend le plus de temps dans Outlook ? » Noter les réponses au tableau : on y reviendra à la fin.

**Messages clés** :
- Copilot est un **assistant de rédaction et de synthèse** intégré à Outlook. Il propose, **vous décidez** : rien n'est envoyé sans votre clic.
- Deux niveaux à distinguer :
  - **Copilot Chat** (inclus pour tous les comptes professionnels) : ancré sur le **web**, ne lit pas votre messagerie.
  - **Microsoft 365 Copilot** (licence payante) : accède à **vos** e-mails, agenda, fichiers et Teams, **dans la limite de vos droits**.
- Il peut se tromper : il résume avec assurance, y compris quand il a mal compris. On **relit toujours**.

**Où le trouver dans Outlook** (montrer à l'écran) :
- l'icône **Copilot** dans le ruban / la barre du haut (ouvre le volet Copilot Chat) ;
- le bandeau **Résumé par Copilot** en haut d'un e-mail ou d'un fil ;
- l'icône Copilot dans la fenêtre de rédaction (**Brouillon avec Copilot**, **Coaching par Copilot**).

### Séquence 2 — Bien demander : la méthode O·C·S·A (20 min)

Un bon prompt contient quatre éléments :

| Élément | Question | Exemple |
|---|---|---|
| **O**bjectif | Que voulez-vous obtenir ? | « Rédige une réponse… » |
| **C**ontexte | Pourquoi, pour qui ? | « …à un client mécontent d'un retard de livraison, client fidèle depuis 5 ans… » |
| **S**ource | Sur quoi s'appuyer ? | « …en t'appuyant sur le mail de Julie d'hier sur le nouveau planning… » |
| **A**ttentes | Quelle forme, quel ton ? | « …ton chaleureux et professionnel, 6 lignes maximum, avec une nouvelle date ferme. » |

**Jeu (10 min)** : afficher trois prompts faibles, les groupes les réécrivent avec O·C·S·A.
- « Fais un mail pour la réunion. »
- « Résume. »
- « Réponds non. »

Corrigé possible du 3ᵉ : « Rédige une réponse polie pour décliner l'invitation au salon du 14 novembre (*O*). Je suis en congé cette semaine-là (*C*). Propose de déléguer à Marc et de recevoir la documentation (*S/A*). Ton cordial, 4 lignes. »

**Astuce à répéter** : on peut toujours **continuer la conversation** (« plus court », « enlève la dernière phrase », « tutoie-le ») au lieu de tout recommencer.

### Séquence 3 — Lire moins : résumer (25 min)

**Démo 1 — Résumer un fil** (boîte de démo, fil de 10+ messages)
1. Ouvrir le fil → cliquer **Résumé par Copilot** en haut.
2. Montrer les **citations numérotées** qui renvoient aux messages sources → cliquer dessus pour vérifier.
3. Aller plus loin dans le volet Copilot :
   - « Quelles décisions ont été prises dans ce fil ? »
   - « Quelles actions me concernent, avec quelles échéances ? »
   - « Quelles questions restent sans réponse ? »

**Démo 2 — Résumer une pièce jointe**
- Sur un e-mail avec un Word ou un PDF : « Résume la pièce jointe en 5 points et signale les chiffres importants. »

**Pratique (10 min)** : chaque participant choisit **un vrai fil long** dans sa boîte et demande : résumé, décisions, actions qui le concernent. Il vérifie **une** affirmation en cliquant sur la citation.

**Point de vigilance** : Copilot ne résume que ce qu'il voit. Un message transféré hors fil ou une pièce jointe protégée (chiffrée, étiquette restrictive) peut être ignoré.

### Séquence 4 — Écrire mieux : rédiger et se faire coacher (30 min)

**Démo 3 — Brouillon avec Copilot (nouveau message)**
1. **Nouveau message** → icône Copilot → **Brouillon avec Copilot**.
2. Prompt : « Invite l'équipe commerciale à un point de lancement du produit X jeudi à 10 h, en salle Atlas. Ordre du jour : résultats du pilote, plan de lancement, questions. Ton dynamique. »
3. Montrer les réglages : **ton** (direct, neutre, décontracté, formel…), **longueur** (court, moyen, long), puis **Regénérer**, ou affiner en texte libre : « ajoute une phrase pour demander de confirmer sa présence ».
4. **Conserver** → relire, corriger, envoyer soi-même.

**Démo 4 — Répondre à un e-mail**
- Sur l'e-mail du client mécontent : **Répondre** → Copilot propose des **réponses suggérées** ou un brouillon. Prompt : « Réponds en reconnaissant le retard sans rejeter la faute sur le transporteur, propose un geste commercial de 10 % et une nouvelle date de livraison au 30. »

**Démo 5 — Coaching par Copilot**
- Écrire soi-même un brouillon volontairement sec : « Bonjour, je n'ai toujours pas reçu votre rapport. C'est la troisième fois que je demande. Merci de l'envoyer aujourd'hui. »
- Icône Copilot → **Coaching par Copilot** : Copilot commente le **ton**, le **ressenti du lecteur** et la **clarté**, et propose des améliorations. On applique ou non.

**Pratique (15 min)** : exercices 2 et 3 du support participant (rédaction + coaching), en binôme : chacun lit le résultat de l'autre et donne une note de 1 à 5 sur « est-ce que j'enverrais ça tel quel ? ».

**Point de vigilance** : Copilot peut **inventer** des détails (une date, un montant, un nom). Tout fait précis doit venir de **vous** ou d'une source citée.

### Pause (10 min)

### Séquence 5 — Retrouver et trier (20 min)

Ouvrir le volet **Copilot** (Copilot Chat, onglet *Travail* si présent) et montrer des questions sur sa propre messagerie :
- « Quels e-mails de Sophie Martin ai-je reçus cette semaine et que demandent-ils ? »
- « Résume les messages non lus des dernières 24 heures, en commençant par ceux qui demandent une action de ma part. »
- « Retrouve le mail où on parlait du devis de l'imprimeur et donne-moi le montant. »
- « Qu'est-ce qui s'est dit sur le projet Atlas depuis lundi ? » (Copilot croise e-mails, Teams et fichiers.)

Mentionner, si disponible chez le client : **Prioriser ma boîte de réception** (nouvel Outlook / mobile) qui marque les e-mails importants avec une explication, et que l'on peut guider en lui disant quels sujets ou personnes comptent.

**Pratique (8 min)** : exercice 4 du support.

**Point de vigilance** : Copilot cherche, il ne garantit pas l'exhaustivité. Pour un sujet sensible (juridique, RH), on vérifie avec la recherche classique d'Outlook.

### Séquence 6 — Agenda (15 min)

**Démo 6 — Planifier à partir d'un e-mail**
- Sur un fil où l'on dit « il faudrait qu'on se voie » : menu **…** ou icône Copilot → **Planifier avec Copilot**. Copilot crée une invitation avec les participants du fil, un titre et un **ordre du jour tiré de la conversation**. On ajuste date, heure, Teams oui/non, puis on envoie.

**Démo 7 — Préparer une réunion**
- Dans Copilot Chat : « Prépare-moi pour ma réunion de 14 h avec le client Durand : qui sont les participants, quels échanges récents avons-nous eus, quels documents relire ? »

**Pratique (5 min)** : chacun prépare sa prochaine vraie réunion avec ce prompt.

### Séquence 7 — Confiance, limites, clôture (15 min)

**Ce qu'il faut retenir sur les données** :
- Copilot respecte les **droits existants** : il ne voit que ce que **vous** pouvez déjà ouvrir.
- Avec un compte professionnel, vos prompts et réponses restent dans l'environnement Microsoft 365 de l'entreprise et **ne servent pas à entraîner** les modèles.
- Les **étiquettes de confidentialité** (Purview) s'appliquent au contenu généré.
- La règle de l'entreprise prime : ne pas coller dans un outil externe ce qui est interdit, même « juste pour voir ».

**Les limites à connaître** :
- erreurs et inventions possibles → **relire, vérifier les citations** ;
- fonctions différentes selon l'Outlook (classique / nouveau / web / mobile) ;
- certaines fonctions sont lentes à arriver en français.

**Quiz** (5 min, à main levée — questions dans le support, corrigé ci-dessous).

**Engagement** : chaque participant écrit sur un post-it **une** habitude qu'il adopte dès demain (ex. « je résume tout fil de plus de 5 messages avant de répondre »). Revenir aux réponses du tour de table d'ouverture.

---

## Corrigé du quiz

1. **Faux.** Copilot Chat sans licence Microsoft 365 Copilot est ancré sur le web ; il ne lit pas votre messagerie.
2. **b.** Il ne voit que ce que l'utilisateur peut déjà ouvrir.
3. **Vrai.** Rien n'est envoyé sans action de l'utilisateur.
4. **Objectif, Contexte, Source, Attentes.**
5. **c.** Cliquer sur la citation pour revenir au message source.
6. **Coaching par Copilot.**
7. **Faux.** Il faut relire ; Copilot peut inventer des dates, montants ou noms.

## Évaluation à chaud

Trois questions en fin de session (formulaire ou papier) :
1. Note de 1 à 5 : utilité pour mon quotidien.
2. La fonction que je vais utiliser en premier.
3. Ce qui m'a manqué ou m'a semblé flou.

## Dépannage rapide

| Symptôme | Cause probable | Action |
|---|---|---|
| Pas d'icône Copilot | pas de licence, ou Outlook classique non à jour | vérifier la licence ; passer sur Outlook web |
| Copilot répond « je n'ai pas accès à vos e-mails » | Copilot Chat en mode web, ou pas de licence | basculer sur l'onglet *Travail* ; vérifier la licence |
| Résumé absent sur un fil | fil trop court, message chiffré ou protégé | normal ; tester sur un autre fil |
| Réponses en anglais | langue d'affichage d'Outlook | écrire le prompt en français, ou ajouter « réponds en français » |